Od 14 sierpnia, 2005 roku będziemy rzadziej odwiedzać Konsulat Rzeczpospolitej w Chicago

Dotychczas Polacy zamieszkali w USA, którzy chcieli przedłożyć urzędowe dokumenty wystawione w Stanach Zjednoczonych polskim organom administracyjnym czy sądowym, bądź dokonać transakcji na terenie Polski na podstawie pełnomocnictwa sporządzonego w USA, musieli uzyskać tak zwaną legalizację tego dokumentu w polskiej placówce konsularnej. Nie dawniej jak miesiąc temu w artykule poświęconym rozważaniom i przestrogom na temat udzielania pełnomocnictwa napisaliśmy między innymi, że wymogiem prawidłowo sporządzonego pełnomocnictwa jest uzyskanie tzw. "Certificate of Authority" z danego powiatu i legalizacji w Konsulacie Rzeczpospolitej Polskiej w Chicago. Wyjaśniliśmy wówczas Państwu, że legalizacja jest niejako przyzwoleniem lub dopuszczeniem dokumentu do obrotu prawnego na terenie Polski i potwierdzeniem, że dany dokument został sporządzony zgodnie z prawem stanu Illinois, co właśnie jest warunkiem dopuszczenia go do obrotu prawnego w Polsce.

Ten wymóg, kłopotliwy, uciążliwy i kosztowny, (bo legalizacja dokumentów wystawionych w Stanach Zjednoczonych przez polski Konsulat była zawsze droga lub bardzo droga, np. opłata za legalizację i uwierzytelnienie dokumentu zawierającego pełnomocnictwo do wykonania czynności prawnej przenoszącej: własność nieruchomości, prawo użytkowania wieczystego oraz prawa wymienione w art. 244 par. 2 Kodeksu Cywilnego z wyjątkiem hipoteki wynosi $160.00), przestanie obowiązywać z dniem 14 sierpnia 2005. Dlaczego? Otóż w tym dniu wchodzi w życie ratyfikowana przez Prezydenta Rzeczpospolitej międzynarodowa konwencja sporządzona w Hadze w dniu 5 października 1961 roku znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych. Wymóg legalizacji zostanie zniesiony wyłącznie w odniesieniu do państw, które są stronami Konwencji i w odniesieniu do dokumentów urzędowych, które zostały sporządzone na terytorium jednego z umawiających się państw i które mają być przedłożone na terytorium innego umawiającego się państwa. Wśród państw, które ratyfikowały Konwencję znajdują się między innymi państwa członkowskie Unii Europejskiej, Stany Zjednoczone Ameryki Północnej, Izrael i Rosja. Państwa umawiające się przystąpiły do Konwencji w różnym czasie, np. Stany Zjednoczone przystąpiły do niej 20 lat po jej podpisaniu, to jest dokładnie w dniu 15 października 1981 roku, a Polska po 43 latach od daty podpisania, też 15 października z tym, że w roku 2004.

Jakie dokumenty są dokumentami urzędowymi w świetle Konwencji?

Dokumenty pochodzące od organu lub urzędnika sądowego, włączając w to dokumenty pochodzące od prokuratora, sekretarza sądowego lub urzędnika dokonującego doręczeń;

w Dokumenty administracyjne

w Akty notarialne

w Urzędowe zaświadczenia umieszczane na dokumentach podpisanych przez osoby działające w charakterze prywatnym, takie jak urzędowe zaświadczenia stwierdzające zarejestrowanie dokumentu lub fakt jego istnienia w określonej terminie oraz urzędowe i notarialne poświadczenia podpisów.

Konwencja nie będzie natomiast miała zastosowania do:

w Dokumentów sporządzonych przez przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych;

w Dokumentów administracyjnych dotyczących bezpośrednio transakcji handlowych lub operacji celnych.

Większość naszych czytelników nie będzie miała do czynienia z tą drugą grupą dokumentów urzędowych, więc rozważania na ten temat pozostawiamy do indywidualnych rozmów z osobami zainteresowanymi.

Czy zatem w związku ze zniesieniem wymogu legalizacji przez Konsulat RP możemy już zacząć zacierać ręce z radości licząc na skrócenie formalności i oszczędności finansowe? Tak i nie!

W miejsce legalizacji dokumentu została wprowadzona apostille, która będzie wydana na wniosek osoby, która podpisała dokument bądź na wniosek posiadacza dokumentu. Skoro dokumenty urzędowe są generalnie uznawane tylko w kraju, w którym zostały sporządzone, Konwencja Haska, która zniosła wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów, ustanowiła wymóg tzw. apostille, czyli umieszczenia przez osobę urzędową (noszącą różny tytuł lub sprawującą różną funkcję w danym kraju, ale posiadającą te same uprawnienia) pieczątki, potwierdzającej autentyczność podpisu, charakter, w jakim działała osoba, która podpisała dokument oraz, w razie potrzeby, tożsamość pieczęci lub stempla, którym dokument jest opatrzony. Żeby uzyskać taką formę poświadczenia w stanie Illinois, a tym samym, żeby dokument tu wystawiony mógł być uznany za ważny na terenie Polski, musi on najpierw być poświadczony notarialnie albo poświadczony przez konkretne osoby urzędowe, różne w zależności od rodzaju dokumentu. Nasi czytelnicy mają najczęściej do czynienia z następującymi dokumentami wystawionymi w stanie Illinois, którymi albo muszą albo chcą posługiwać się w Polsce:

Akty urodzin czy zgonów (Birth Certificates, Death Certificates), sporządzone w USA, w stanie Illinois, które będziecie Państwo chcieli przedłożyć instytucjom lub urzędom na terenie Polski, muszą być oficjalnie poświadczone przez naczelnika powiatu tzw. County Clerk, Stanowy Departament Zdrowia Publicznego (State of Illinois Department of Public Health) albo urzędnika odpowiedzialnego za prowadzenie urzędowego rejestru aktów stanu cywilnego, tzw. Local Registrar.

Akty małżeństwa i zezwolenia na zawarcie związku małżeńskiego tzw. Marriage Licenses muszą być poświadczone przez naczelnika powiatu tzw. County Clerk, albo Stanowy Departament Zdrowia Publicznego (State of Illinois Department of Public Health).

Wyroki rozwodowe muszą być poświadczone przez Naczelnika Administracyjnego Sądu (Circuit Clerk).

Wszystkie inne, niewymienione wyżej dokumenty, a w szczególności szeroko stosowane upoważnienia czy pełnomocnictwa muszą być poświadczone notarialnie przez notariusza publicznego wyznaczonego na to stanowisko przez Sekretarza Stanu stanu Illinois.

W Stanach Zjednoczonych urzędami uprawnionymi do wydawania apostille jest Sekretarz Stanu albo jego Zastępca w każdym z pięćdziesięciu indywidualnych stanów. Proszę również pamiętać, że każdy stan może mieć różne wymagania, od spełnienia których uzależnione jest uzyskanie apostille.

W tym momencie autorki artykułu zadają sobie pytanie czy w związku z ratyfikowaniem przez Polskę Konwencji Haskiej i nowymi uregulowaniami prawnymi, które już wkrótce zaczną obowiązywać, droga zmierzająca do uznania dokumentu sporządzonego tutaj za ważny na terenie Polski będzie dla nas wszystkich łatwiejsza, mniej sformalizowana i szybsza niż dotychczasowa procedura wymagająca legalizacji przez Konsulat Rzeczpospolitej Polskiej w Chicago. Do tej pory nie znamy na to pytanie odpowiedzi, ale mamy nadzieję, że będzie ona twierdząca. Czas pokaże. Natomiast przyrzekamy Państwu dużą oszczędność, bo w miejsce dotychczasowych opłat konsularnych od $41 (najniższa) do $201 (najwyższa), będziecie uiszczać za wszystkie dokumenty tę samą opłatę w kwocie $2.00.

Na zakończenie kilka dodatkowych informacji. Apostille można będzie uzyskać osobiście w biurze Sekretarza Stanu w Chicago albo w Springfield, jak również można się o to będzie zwrócić korespondencyjnie dołączając odpowiednio udokumentowany wniosek i opłatę w kwocie $2.00. Pieczęć będzie umieszczona na samym dokumencie lub będzie do niego dołączona. Podpis, pieczęć lub stempel na apostille zwolnione są z wszelkiego poświadczania. Dokument, który zostanie poświadczony w wyżej wymieniony sposób, może być bezpośrednio przedłożony właściwym władzom, urzędom i instytucjom państw - stron Konwencji z pominięciem dalszych legalizacji dokonywanych przez przedstawicielstwa dyplomatyczne i urzędy konsularne.

Do momentu wejścia w życie Konwencji oraz w stosunku do państw, które jej nie ratyfikowały, będzie nadal istnieć obowiązek legalizacji zagranicznych dokumentów.

Autorki artykułu: 

Halina M. Rolleder, magister prawa polskiego i amerykańskiego 

Joanna Dobecka Lembert, magister prawa polskiego i amerykańskiego, prowadzą kancelarię "LEX Corporation, polscy prawnicy i tłumacze, Co."

Biuro w Chicago: 
7706 W. Touhy Ave., Chicago, IL 60631 Tel. 773-909-7007

Biuro w McHenry:
724 W. Illinois 120 Road, Mc Henry, IL 60051, tel. 815 578 1701